Cliente
Bcn Quálites S.L.
Sector
Distribución de instrumentos de metrología
Departamento
Administración, comercial, SAT
Solución implementada
Sage 50 con módulo de servicios y CRM Teamleader
A destacar
Integración de Sage 50 con CRM de terceros

BCN QUÁLITES, la empresa

BCN QUÁLITES es una empresa dedicada al suministro de soluciones de Metrología dimensional, Metalografía y Lean Enterprise. Dichos sistemas y herramientas se utilizan en el control de calidad en plantas de producción, laboratorios, centros de I+D y en la enseñanza. La empresa brinda también un servicio de asistencia técnica a sus clientes en cuanto a calibración, reparación, gestión de garantías etc.

BCN QUÁLITES dispone de una oficina central con showroom en Barcelona, y sedes en en Guipúzcoa, Madrid y Valencia, con una plantilla de 12 trabajadores en las áreas de gerencia y administración, contabilidad, comercial, SAT y departamento de compras y ventas.

Una dinámica de gestión compleja y poco eficiente

BCN QUÁLITES contaba con dos sistemas independientes cuya integración no funcionaba adecuadamente. Los procesos que se realizaban eran complicados, repetitivos, lentos y con un interfaz nada intuitivo para el usuario final. Por ejemplo, en la gestión del stock de los artículos se mostraba una información poco fiable, con cálculos erróneos y, por ende, el usuario tenía que hacer revisiones manuales. Además, la actualización de las tarifas de los artículos se realizaba con hojas de Excel y fórmulas (plantillas). Esta información se trasladaba al sistema de forma totalmente manual.

"Éramos conscientes de que la administración de nuestros procesos en varios departamentos no era eficiente: necesitábamos un cambio radical" Klaus Junkersfeld, Managing Director

Por otro lado, el registro de órdenes de trabajo se realizaba también manualmente y no se podía conocer si las unidades utilizadas para las reparaciones estaban en stock o no. Por lo que refiere al departamento de ventas, la herramienta que se utilizaba orientada a los comerciales no era capaz de realizar ofertas directamente con la aplicación de gestión. Este hecho retrasaba la fuerza de ventas en la gestión de las ofertas a clientes.

Múltiples tecnologías interconectadas para una gestión 100% integrada

BCN QUÁLITES necesitaba un sistema administración integral que permitiera gestionar las compras, las ventas, la contabilidad de la empresa, así como ser capaz de registrar las asistencias técnicas que se generan en el día a día. Además, se buscaba un sistema que permitiera planificar las estrategias y métodos de venta para el equipo comercial, de manera que la información estuviera conectada entre sí.

Consultoría de datos para aprovechar toda la información empresarial

Para ello, en Alana realizamos una minuciosa consultoría tecnológica, de datos y operativa, para la digitalización de los procesos. Observamos que sus sistemas anteriores eran totalmente obsoletos, ya que contaban con muchas limitaciones técnicas, operativas y de gestión empresarial. La solución propuesta fue el software Sage 50, integrado con el módulo de servicios y el CRM TeamLeader.

Para BCN QUÁLITES era fundamental poder migrar toda la información de sus sistemas anteriores a Sage 50. En Alana nos aseguramos de que este proceso fuera lo más fácil y transparente posible, pudiendo extraer toda la información y no perder el histórico de la gestión contable. Con la implementación y despliegue de Sage 50, y la puesta en marcha de unos desarrollos a medida, BCN QUÁLITES ha podido conseguir un entorno de trabajo unificado y con toda la información necesaria para llevar una gestión optimizada en la operativa de todas las áreas de la empresa.

Un control más exhaustivo de la empresa y de los servicios a clientes

Ahora, con Sage 50 BCN QUÁLITES puede saber los niveles de stock de sus artículos, controlar si se están agotando las existencias de productos, conocer sus stocks a tiempo real, saber qué se está vendido y sus costes, seguir los beneficios de las ventas, gestionar toda la facturación, tanto de compras como de ventas, mejorar el control y seguimiento de cobros y pagos de facturas de forma integrada a la contabilidad, etc.

“El nuevo software nos proporciona una visión 360º del negocio, facilitándonos la obtención de informes de forma rápida y sencilla” Klaus Junkersfeld, Managing Director

Además, con el nuevo módulo de servicios se pueden asignar órdenes de trabajo a cada operario, controlar la productividad, gestionar las tareas asignadas según las anotaciones de fecha de entrada, entrega y salida por cada cliente… Para la empresa era necesario que, desde el mismo módulo de servicios, se pudiera generar un presupuesto imputando los costes de materiales a utilizar y las horas del servicio. En este sentido, se parametrizó a medida esta función para poder configurar un presupuesto con los campos específicos indicados por el usuario.

CRM y portabilidad: herramienta clave

Por último, la integración de Sage 50 con el CRM Teamleader ayuda a BCN QUÁLITES en todo el flujo comercial: tanto en el control de clientes, de oportunidades, facilitando el seguimiento comercial, la asignación de oportunidades a diferentes comerciales de la empresa y a distintas áreas del negocio, etc. Todo ello de forma integrada a Sage 50. Además, la portabilidad de la herramienta Teamleader tiene la ventaja de poderse utilizar en remoto desde cualquier dispositivo (portátil, tableta o teléfono inteligente) y acceder y trabajar con la información desde cualquier lugar.

¿Necesitas saber más?

En Alana te acompañamos en el camino de la transformación digital de tu empresa. Contáctanos y uno de nuestros asesores IT te aconsejará.

He leído y acepto la Política de Privacidad
Acepto recibir información comercial, incluso por correo electrónico.

INFORMACIÓN PROTECCIÓN DE DATOS DE ALANA IT DIGITAL S.L. Finalidades: Responder a sus solicitudes y remitirle información comercial de nuestros productos y servicios, incluso por correo electrónico. Legitimación: Consentimiento del interesado. Destinatarios: No están previstas cesiones de datos. Derechos: Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, así como acceder, rectificar, suprimir sus datos y demás derechos en aromeu@alanait.com. Información Adicional: Puede ampliar la información en el enlace de Avisos Legales.

Nuevos tiempos, nuevos retos, nuevas oportunidades…
Ofigràfic es ahora Alana

Ofigràfic → Alana